Продуктивность: что это такое и как её повысить

Активная деятельность на рабочем месте далеко не всегда говорит о продуктивно проведённом дне. В попытках успеть всё и сразу сотрудники до упора уплотняют собственный график и в результате не успевают довести до конца ни одно задание. Продуктивность труда предполагает возможность сосредоточиться на одной конкретной задаче и выполнить её креативно и максимально эффективно.

Персональные привычки, присущие каждому исполнителю, оказывают существенное влияние на продуктивность работы. Поэтому важно обзавестись не только техническими навыками и опытом, но и правильными чертами характера.

Выполняя должностные обязанности на рабочем месте, не забывайте и о командной культуре. Налаживая правильное взаимодействие с коллегами, вы формируете эффективные деловые отношения, позволяющие повысить продуктивность труда каждого из сотрудников.

Моральный дух также напрямую влияет на продуктивность. Чем он выше, тем более сложные и объёмные задачи вы сможете закрывать без перенапряжения и сверхурочных.

Что такое продуктивность человека?

Продуктивность включает в себя сразу несколько различных аспектов:

Качество выполнения поставленных задач – если отдел справляется с нагрузкой, значит продуктивность работы каждого сотрудника достаточно высока и соответствует ожиданиям работодателя.
Скорость выполнения задач – продуктивность во многом влияет на то, сколько времени необходимо исполнителям на выполнение стандартных нормативов. Если вы избавились от всех вредных привычек, мешающих эффективно работать, и находитесь в добром расположении духа, продуктивность окажется существенно выше.

Зачастую в рабочем коллективе сотрудники недостаточно внимания уделяют глобальным целям и увязают во множестве второстепенных задач. В результате весь отдел занят делами, но о какой-либо продуктивности речь уже не идёт. И под конец рабочего дня выясняется, что ни одна конкретная цель не была достигнута.

Создание подходящей среды для эффективного выполнения должностных обязанностей – это первый шаг на пути к высокой продуктивности внутри коллектива. Любая успешная компания должна уделять пристальное внимание атмосфере, царящей среди сотрудников. Когда люди теряют мотивацию и перестают стремиться к достижению глобальных целей, эффективность любой работы начинает стремительно снижаться.

Научные исследования доказывают, что глубокая вовлечённость в деятельность, соответствующую нашим ценностям, приводит к возникновению чувства удволетворённости собственной жизнью. Иными словами, продуктивный труд делает исполнителей более счастливыми. А счастливые сотрудники быстрее и эффективнее закрывают поставленные задачи.

Таким образом успешность компании обеспечивается правильной рабочей атмосферой, мотивирующей повышать эффективность труда. Когда каждый сотрудник стремиться лучше выполнять свои обязанности, бизнес начинает стремительно расти.

Что значит слово «продуктивность»?

Продуктивность можно охарактеризовать, как способность одного человека или группы лиц выполнять значимую работу. Речь идёт не о банальном старании, а о чём-то более масштабном и комплексном. Продуктивность предполагает возможность разработки индивидуального подхода к решению каждой конкретной задачи для наиболее быстрого завершения работы. Это позволяет сотрудникам расти и развиваться, а не увязать в бесконечной рутине. Применяя новые инструменты и практики, исполнители могут улучшать собственные навыки и повышать уровень квалификации. Именно такой подход к решению ключевых задач должен быть приоритетным внутри рабочего коллектива.

Благодаря оценке продуктивности руководство может объективно взглянуть на результаты трудовой деятельности сотрудников. Грубо говоря, это объём произведённой продукции за учётный период времени. Сравнивая продуктивность работы различных отделов или конкретных сотрудников, можно оценить качество и эффективность их работы.

При желании, каждый человек может рассчитать собственную продуктивность. Таким образом отслеживаются личные успехи и достижения. Анализируя эффективность собственной деятельности и награждая себя за хорошие результаты, человек может самостоятельно выработать в себе необходимые привычки и личные качества.

Как прокачать (повысить) личную продуктивность?

Личная продуктивность – это способность как можно быстрее и качественнее выполнять поставленные перед вами задачи. Наращивая собственную продуктивность, вы сможете успевать намного больше не только на рабочем месте, но и в повседневной жизни.

Первое, что важно для себя уяснить – личную продуктивность можно улучшать. Причём практически в любом возрасте. Ежедневная работа над собой приводит к осознанию того, что в ваших силах добиться чего угодно. То, что ранее казалось недостижимым, оказывается у вас в руках без серьёзных усилий.

Если вы задумались над повышением собственной продуктивности, для начала объективно оцените текущее положение дел. Все начинается с анализа распорядка дня. Составьте список всех отвлекающих факторов и ситуаций, в которых теряется концентрация внимания. Они могут присутствовать не только на рабочем месте, но и у вас дома. Если вы обнаружили большое количество различных пожирателей времени, стоит задуматься над повышением собственной продуктивности.

Личная продуктивность строится на трёх базовых техниках:

Умение правильно ставить перед собой цели.
Грамотное распределение имеющихся ресурсов.
Достаточная персональная социализация.

Как связаны стресс и продуктивность?

Стресс неизбежно приводит к снижению продуктивности. Чем выше усталость, тем ниже качество принимаемых решений. Стресс также приводит и к снижению мотивации на достижение конечной цели и поиск новых креативных идей.

Рано или поздно стресс приводит человека к полному «выгоранию». Это состояние характеризуется хронической усталостью и полным безразличием ко всему происходящему вокруг. О какой-либо продуктивности труда уже и речи не идёт.

К сожалению большинство людей считают наличие стрессов естественной и неотъемлемой частью своей жизни. В результате большинство просто перестаёт обращать на них внимание. Но это вовсе не значит, что стрессы перестают пагубно влиять на состояние человека. Их воздействие будет накапливаться и однажды выльется в серьёзную депрессию или нервный срыв.

Хуже всего, когда источником стрессов являются окружающие люди. Если внутри рабочего коллектива установились натянутые или откровенно враждебные отношения, производительность труда опустится до минимального уровня.

В чём разница между продуктивностью и эффективностью?

Продуктивность и эффективность – два принципиально различных понятия. Продуктивность можно описать, как количественный результат деятельности, тогда как эффективность будет его качественным эквивалентом.

На практике не стоит перегибать ни с одним, ни с другим. Зацикливаясь на количестве или качестве, мы забываем о главном: форма и содержание в работе должны соответствовать техническому заданию. Не стоит стараться сделать всё идеально, затрачивая непомерно много времени. При этом гнаться за количеством выполненных задач, в ущерб их качеству, также будет плохой стратегией.

Очень важно найти баланс между этими составляющими и закрывать задачи на приемлемом уровне с достаточно высокой скоростью. Большинство успешных специалистов не склонны к перфекционизму. Любые личные качества, оказывающие негативное влияние на рабочие процессы, снижают итоговую продуктивность. Перфекционизм приводит к нерешительности и боязни ошибиться. Из-за этого человек боится активно двигаться вперёд и постоянно топчется на одном и том же месте.

Оценивайте собственные вложения сил и времени в каждую конкретную задачу. Зачастую цель может не оправдывать средства, если в процессе её достижения пришлось несколько раз переделывать одну и ту же работу. Так же, как и высокая производительность не принесёт желаемых плодов, когда она сопряжена с большим количество ошибок. Потому что на их исправление придётся потратить куда больше времени, чем на работу с нормальной скоростью и низким количеством недочётов.

Принимаясь за работу, оцените собственные возможности и задачи, содержащиеся в техническом задании. Разработайте для себя подробный план и в точности ему следуйте. Тогда проблем с продуктивностью и эффективностью будет возникать намного меньше.

Что делают продуктивные люди?

Разница между более и менее продуктивными сотрудниками во многом зависит от подхода к выполнению задач. Обратите внимание на три простых способа ощутимо улучшить собственные результаты:

1. Осознанное управление временем и ресурсами

Всегда можно попытаться сохранить текущую производительность и снизить количество затрачиваемых ресурсов. Это называется оптимизацией рабочего процесса. Она достигается осознанным подходом к расстановке целей.

Проверьте все рабочие процессы и оцените эффективность каждого из них. Даже быстрый анализ позволяет выявлять наиболее слабые аспекты в собственной деятельности.

Когда проблема обнаружена, следует подумать над путями её решения. Вкладывайте больше сил в те проекты, которые демонстрируют более высокие результаты и попробуйте постепенно отказаться от всего, что приводит к перерасходам и потерям.

2. Сокращение потерь

Ищите более надёжные или дешёвые альтернативы текущим инструментам и практикам. Если они не сказываются на объёме и качестве конечного результата, нет никакого смысла переплачивать.

Инспектированием собственных расходов стоит заниматься регулярно. Сферы профессиональной деятельности, которые позволяют сэкономить, обнаруживаются регулярно. Выходят новые инструменты и сервисы. Изменяются тарифные планы и проводятся различные акции. Нет смысла держаться за то, что стоит дороже, только потому, что вы всегда этим пользовались.

3. Правильное расставление приоритетов

Речь опять заходит о перфекционизме. Опасайтесь мышления, которое не оставляет никаких вариантов, кроме получения всего и сразу. Постоянно думайте о том, какие из целей важнее, а какими, в случае необходимости, можно пренебречь. Умение жертвовать незначительным в угоду главному – отличительная особенность всех продуктивных людей.

Работа над приоритетами позволяет по-новому взглянуть на вашу трудовую деятельность. Вполне вероятно, что вы тратите много времени на совершенно неважные задачи. Именно из-за этого люди загоняют себя в бесконечные переработки и сверхурочные, без каких-либо значимых результатов с точки зрения производительности.

В условиях ограниченных возможностей всегда следует правильно расставлять приоритеты и стремиться к тем целям, которые более важны с точки зрения роста и развития. Отбросьте всё второстепенное и сконцентрируйте все силы на том, что действительно этого стоит.

Чем измеряется продуктивность?

Существует общепринятая формула продуктивности:

Она представляет продуктивность в виде отношения объёма выпускаемой продукции к затраченным на это ресурсам. То есть добиться её увеличения можно как увеличением объёмов производства, так и оптимизацией расходов.

Главная проблема этой формулы заключается в её практически нулевой информативности. И без неё понятно, что сокращение расходов или увеличение производительности ведёт к росту продуктивности. Более того, когда речь заходит о сложных и комплексных проектах, итоговый результат которых невозможно измерить единицами готовой продукции, рассчитать продуктивность становится достаточно проблематично. Измерять и оценивать нематериальное всегда труднее.

Для анализа продуктивности в сложных профессиональных сферах деятельности используются другие подходы и методы.

Установка чётких целей перед каждым исполнителем

Поставьте схожие цели перед сотрудниками и оцените скорость и качество их работы. Зачастую работодатели недостаточно компетентны в подобных вопросах, из-за чего более продуктивные исполнители оказываются недооценёнными и уходят к конкурентам.

Следует тратить больше времени на продуманную постановку целей для каждого сотрудника. Тогда задачи будут мотивировать их работать быстрее и эффективнее. Не стоит отказываться от специалиста только потому, что какие-то цели он закрывает медленнее, чем другие. Постарайтесь предоставить каждому работнику возможность работать с теми задачами, которые лучше ему даются. Такой подход позволяет улучшить микроклимат внутри коллектива и повысить общую производительности труда.

Учёт времени

В зависимости от специфики вашей деятельности, учёт времени может оказаться идеальным способом оценки продуктивности. Проанализировав деятельность сотрудников в течении рабочего дня, несложно понять, какие поглотители времени для вас наиболее проблематичные. Зачастую люди даже не запоминают, почему отвлекались от выполнения поставленных задач и как это можно исправить.

Разумеется, не стоит перегибать палку в отношении учёта времени. Оставляйте исполнителям достаточно свободного пространства для индивидуальной организации рабочих процессов. В противном случае вы получите конвейерное производство, которое может крайне негативно сказаться на состоянии сотрудников и их производительности. Повышенная монотонность труда ещё никогда не помогала лучше справляться со сложными задачами.

Общайтесь с коллективом

Спросите своих работников напрямую о том, как лучше оценить их продуктивность. Можете не сомневаться в том, что они точно знают о том, как можно добиться повышения эффективности. Некоторые процессы исполнители вполне могут считать абсолютно бесполезным или нецелесообразными. Так вы узнаете о том, какие задачи отнимают больше времени, чем запланировано, и снижают мотивацию.

Обсудите все проблемы с коллективном и предложите различные варианты оптимизации внутренних процессов. В конце концов почти половина сотрудников регулярно сталкиваются с неверно поставленными задачами. Слишком короткие сроки или чрезмерные объёмы сразу снижают продуктивность и мотивацию.

Как не терять продуктивность?

Чтобы поддерживать продуктивность на протяжении всего дня следует оптимизировать рабочее пространство вокруг себя и пересмотреть собственный подход к решению задач:

Упростите рабочее пространство – вокруг вас происходит много того, что отвлекает и снижает уровень концентрации. Постарайтесь изолировать себя от лишних раздражителей, чтобы иметь возможность сосредоточиться на том, что действительно важно
Воспользуйтесь стратегиями управления временем – одним из наиболее значительных поглотителей времени являются вредные привычки. Избавиться от них бывает достаточно сложно. Но это вовсе не значит, что не стоит и пытаться. Попробуйте различные методики управление времени и выберите для себя наиболее подходящую
Не создавайте видимость деятельности – организация рабочих процессов должна быть приоритетным направлением для руководства и менеджмента. Откажитесь от всех ненужных и нецелесообразных задач в угоду важным целям. Обычно оптимизировать работу исполнителей можно через сторонние инструменты, упрощающие процесс получения общей информации. Когда каждый исполнитель находится в курсе текущих задач и степени их завершённости, расстановка приоритетов происходит сама собой.
Оцените степень продуктивности своих часов – для каждого человека наиболее продуктивные часы могут быть сугубо индивидуальны. Далеко не все работники могут демонстрировать максимальную концентрацию и производительность в одно и тоже время. Постарайтесь максимально сосредотачиваться в наиболее продуктивные часы и давайте себе небольшие послабления в другое время.
Откажитесь от многозадачности – решайте по одной проблеме за раз. Не пытайтесь охватывать сразу все направления одновременно. Продуктивность выше, когда вы берётесь за одно дело и доводите его до конца и только после этого переходите к новому. Постоянные метания от одной задачи к другой только распыляют внимание и снижают эффективность.
Ранжируйте задачи в зависимости от приоритета – большие объёмы работы зачастую вызывают растерянность и потерю мотивации. Когда вы видите множество различных задач, бывает непросто понять, с чего же стоит начать их выполнение. Сформируйте для себя план, который учитывает степень важности каждой из них и сроки, поставленные руководством. Связывая задачи со стратегическими целями, куда проще понять степень значимости каждой из них.
Не злоупотребляйте уведомлениями – постоянно всплывающие окна от почтовых сервисов и мессенджеров крайне негативно сказываются на продуктивности. Они мелькают перед глазами и отрывают вас от процесса выполнения задачи. Попробуйте чередовать один час полной сосредоточенности с десятью или пятнадцатью минутами на чтение рабочей переписки. Не прерывайтесь каждый раз, как вам приходит очередное сообщение.
Откажитесь от того, на что не хватает времени – зачастую люди берут в разработку один проект за другим, считая, что каждый из них является принципиально важным и безотлагательным. Важно научиться говорить «нет» самому себе и окружающим. Когда у сотрудников слишком много дел, они начинают теряться в планах, сроках и отдельных задачах. Не перегружайте себя и других: дождитесь, пока одна цель будет достигнута и только после этого ставьте новую.

Постоянно поддерживаете связь со своими коллегами и обсуждайте стратегию для каждой цели и задачи. Работа становится продуктивной только когда каждый задействованный исполнитель точно понимает, что от него требуется и как это влияет на рост и развитие компании.