Управление проектами: что это такое и кто этим занимается

Работа над любыми сложными комплексными задачами включает в себя и процесс управления действиями отдельными исполнителями. Даже если ваша команда состоит из грамотных и опытных специалистов, их действия нужно направлять в правильное русло. Потому что у каждого профессионала могут быть свои собственные представления о том, как наилучшим образом выполнить поставленную перед ним задачу. 

Работа без постоянного надзора и контроля неизбежно приводит к плачевным результатам. Тогда как грамотное управление стимулирует качественно выполнять поставленные задачи. Профессиональные менеджеры способны повысить продуктивность исполнителей за счёт продуманного распределения обязанностей и применения разнообразных мотиваторов.

Что понимается под управлением проектами?

Управлением проектами называют профессиональную деятельность, позволяющую эффективно решать стоящие перед компанией задачи. Управление включает в себя работу с любыми актуальными инструментами и применение специализированных навыков и техник. Главной задачей при этом является достижения проектной командой необходимых результатов. Именно такие цели стоят перед менеджерами, занимающимися организацией работы исполнителей на местах.

Но не стоит полагать, что качественное управление способно привести любую команду к успеху, независимо от специфики поставленной задачи. Средний коэффициент проваленных проектов в любом случае будет оставаться на достаточно высоком уровне. Опытные менеджеры просто повышают процент успешно выполненных задач. Они организуют разрозненные действия сотрудников и оптимизируют рабочие процессы за счёт выстраивания эффективных коммуникативных цепочек. Когда каждый специалист, задействованный в проекте, точно понимает, что от него требуется, достигать целей намного проще.

Управление проектами может быть основано на различных методологиях: 

Классическая методология

Предполагает организацию последовательной стратегии выполнения поставленных задач. То есть каждая операция доводится до логического завершения до того, как исполнители переходят к выполнению следующей. У классической методологии есть два варианта внутренней архитектуры:

1. Водопад (каскадная модель) – подойдёт для работы с физическими товарами. Предполагает разработку точного плана, включающего все этапы взаимодействия с продукцией бренда. Его безусловным минусом является крайняя уязвимость, при возникновении любых отклонений. То есть даже небольшая ошибка неизбежно приводит к краху всей логической цепочки.

2. Критический путь (CPM) – эта модель позволяет разбить крупный проект на отдельные взаимосвязанные части, присвоить им различные приоритеты и задать конкретные сроки. Такой подход позволяет нивелировать разрушительные последствия от мелких ошибок и неточностей. Но адаптивность к непредвиденным изменениям у такой модели также практически отсутствует. 

Гибкая методология

Модель управления проектами, нацеленная на максимальную скорость выполнения работ. Именно такой подход применяют для быстрого вывода на конкурентный рынок новых продуктов. Гибкая модель получила широкое распространение, как в отечественных, так и в зарубежных компаниях. Она также обладает различными вариантами внутренней архитектуры:

1. Scrum – специализируется на инновационных разработках. Такой метод предполагает разбиение объёмных задач на короткие циклы, длительностью в две или три недели. За эти циклы команда должна не только выпустить, но также протестировать и модернизировать продукт. Главным недостатком такой организации управления является сложность в прогнозировании и планировании бюджета. 

2. Kanban – успешная и эффективная методика, которая позволяет не только адаптировать проекты под любые внешние условия, но также своевременно корректировать приоритеты задач и динамически распределять нагрузку на исполнителей. 

3. Экстремальное программирование – отдельная структура, разработанная для работы с программным обеспечением. Высокая сложность внедрения и обеспечения доступа для рядовых сотрудников во многом компенсируется крайне быстрой разработкой качественного кода.

Управление изменениями

Подойдёт для постоянно изменяющегося рынка. Такой подход концентрирует менеджеров на прогнозирование рисков и негативных сценариев развития событий. В качестве вариантов реализации такой модели можно выделить следующие варианты:

1. Моделирование событий (ECM) – разработка плана с учётом любых внешних факторов, которые потенциально могут оказать негативное воздействие на процесс его реализации.

2. Экстремальное управление (EXP) – идеальный вариант для проектов, отличающихся коротким циклом. Он позволяет адаптироваться практически под  любые потенциальные риски.

Процессно-ориентированная методология

Структура, организованная по принципу конвейерной ленты. Позволяет последовательно распределить все процессы между исполнителями. Варианты реализации:

1. Бережливое производство – сконцентрирован на минимизации любых нецелевых затрат и недостатков конечного продукта.

2. Шесть сигм – целью менеджеров становится ускорение всех ключевых бизнес-процессов и снижение количества потерь и ошибок.

Для сложных и объёмных проектов

Крупные задачи, в реализации которых задействовано множество различных исполнителей, предполагают разработку специализированной документации и планирование. Итоговая цель достигается за счёт реализации ряда отдельных простых действий. Каждое из них выделяется в самостоятельную задачу с собственными приоритетами и требованиями к срокам. Такую модель можно реализовать различными способами:

1. Projects in controlled environments – максимально конкретизированная документация позволяет быстро и чётко реализовать проект со статическим набором заданных параметров.

2. PMBOK – типовая архитектура, включающая в себя стандартный свод правил и требований. Её можно применять независимо от структуры проекта.

Кто занимается управлением проектами?

Обязанности всех участников проекта строго регламентированы. Они зависят от тех задач, которые перед ними стоят, и того, какие функции в команде они выполняют:

• Заказчик – отвечает за утверждение базового набора требований и отслеживание текущих результатов работы. Он может влиять на основные приоритеты.

• Спонсор – занимается согласованием целей, стоящих перед командой разработки, отведённых на работу сроков. Он отвечает за формирование бюджета и выделение ресурсов, необходимых исполнителям.

• Руководитель или менеджер проекта – управление работой внутри проекта. Отвечает за распределение обязанностей и отслеживает динамику их исполнения. Именно на этом человеке держатся все бизнес-процессы, начиная от планирования и формирования команды и заканчивая отслеживанием и корректировкой выделяемых ресурсов.

• Исполнитель – именно на плечи исполнителей ложатся основные задачи проектного плана. Они берут на себя выполнение всего объёма работ, и от их расторопности и профессионализма зависит успешность проекта.

Управление проектами – сложная и комплексная работа. Потому что во-многом именно квалификация и индивидуальные навыки менеджера влияют на скорость и качество достижения заданных целей.

Hard Skills 

Базовый набор профессиональных навыков всё же остаётся постоянным, но в зависимости от специфики конкретного проекта, в него могут включать и новые позиции:

• Базовые знания управления проектами. Они формируются в результате изучения различных моделей организации. Например: PMBoK, APMBoK или P2M. 

• Предметная область проекта. Она может быть абсолютной любой: торговля, разработка программного обеспечения, строительство или что-либо ещё. Менеджер проекта должен разбираться в том, чем занимается его команда.

• Проектное мышление. Оно не позволяет растягивать выполнение задач. Превращение порученного задания в бесконечный долгострой не нужно ни заказчикам ни исполнителям.

• Аналитика. Без навыков работы со статистикой управлять разработкой проекта попросту невозможно. 

Soft Skills

Личностные качества, которыми должен обладать успешный менеджер проекта, сосредоточены на умении управлять и выступать в роли лидера команды специалистов:

• Коммуникативность – именно менеджеру приходится общаться с непосредственным заказчиком, своей проектной командой и вышестоящим начальством. 

• Организованность – обеспечить эффективное взаимодействие между всеми сотрудниками внутри команды – задача достаточно сложная, требующая соответствующих навыков.

• Планирование – если менеджер не умеет планировать собственное время, как он сможет распланировать задачи для проектной команды?

• Усидчивость – объёмы задач менеджера непостоянны. Они слабо поддаются прогнозированию, поэтому периодически придётся иметь дело с кучей бумажной работы. Если человек не способен спокойно и эффективно работать в сложных условиях, ему будет тяжело стать успешным менеджером.

• Аккуратность – ошибки для менеджера проекта недопустимы. Потому что они отражаются на всём проекте. Любые неточности в изначальном плане неизбежно приведут к печальным последствиям в процессе его реализации. 

Как правильно управлять проектами?

Эффективное управление выстраивается на стандартных принципах, которые помогают успешно завершить любые задачи. Поэтому их стоит придерживаться, независимо от той методологии, которая была выбрана для организации проектного плана:

1. Регулярно актуализируйте содержание вашего плана. Соотносите его с текущим прогрессом и вносите соответствующие коррективы. 

2. Отслеживайте график выполнения работ. Регулярная сверка с проектными целями наглядно продемонстрирует все сильные и слабые стороны вашей команды.

3. Постоянное взаимодействие с исполнителями. Не обходите стороной сотрудников. Общайтесь с ними и интересуйтесь их мнением.

4. Создайте собственные мотиваторы, поощряющие качественную и результативную работу. Такие инструменты зачастую работают лучше наказаний за ошибки.

5. Предоставьте доступ к проектной информации для всей команды. Каждый исполнитель должен иметь возможность дополнять и корректировать её содержание. Неправильная организация доступа к ключевой информации является одной из критических ошибок управления проектами. 

При выстраивании бизнес-процессов внутри проектной команды помните о главном правиле – чем проще, тем лучше. Грамотное управление помогает снизить степень рисков и минимизировать потенциальные простои исполнителей. А следование базовым принципам спасло не один крупный проект. Поэтому не стоит недооценивать их эффективность. 

Что нужно знать для управления проектами?

Пожалуй главный барьер, стоящий на пути успешного менеджера, заключается в отсутствии опыта. И набрать его вам так просто не дадут. Никто не станет нанимать для организации управления проектом новичка без красивого портфолио и множества рекомендаций.

Можно ли стать Project Manager без опыта? Вы можете самостоятельно получить и отработать основные навыки проджект менеджмента. Для их формирования есть несколько различных вариантов.

Берите больше ответственности на текущем рабочем месте

Проявляйте инициативу и пробуйте себя в различных направлениях. Едва ли ваши коллеги откажутся от помощи, так что не стесняйтесь её предлагать. Начните практиковаться в эффективном планировании с себя. Для этого составляйте диаграмму Ганта по каждому крупному техническому заданию и ведите бэклог по текущим задачам. 

Научившись правильно работать с проектным планированием, вы сможете не только эффективнее выполнять собственные задачи, но и составлять график работы для всего отдела. В зависимости от взглядов на управление вашего непосредственного руководства, возможно, вы сможете занять должность проектного менеджера прямо внутри отдела.

Разработайте самостоятельный проект

Тему можно выбрать любую. Самое главное – чтобы она была близка именно вам. Ведь воплощать поставленные задачи придётся самостоятельно. 

Работа с полноценными проектами полезна не только в качестве практического опыта. Не менее важно понять структуру того набора навыков, который необходим любому менеджеру. Скорее всего у вас не получится отработать все из них на одном единственном проекте, рассчитанном на минимум исполнителей. Старайтесь подходить к планированию и анализу выполненных работ с точки зрения проджект менеджера. Именно такой опыт в самостоятельных проектах является ключевым. 

Учитесь и получайте сертификаты

Перенимайте чужой опыт, чтобы не совершать собственных ошибок. Начните с каких-нибудь простых курсов, причём, желательно, бесплатных. Составьте для себя начальное представление о технической стороне управления проектами. Вполне возможно, что после погружения в проджект менеджмент, у вас вообще отпадёт желание им заниматься. Поэтому не стоит сразу же поступать в специализированное высшее учебное заведение и терять там пять лет своей жизни.

Но если вас всё же заинтересовало это направление, то со временем постарайтесь получить начальный сертификат CAPM. В качестве вариантов рассмотрите: PMI, PRINCE2 Foundation, Professional Scrum Master™ I или IPMA Level D. Они котируются во всём мире и могут ощутимо пригодится в процессе трудоустройства.

Следите за конференциями и вебинарами

Последние практики и наиболее актуальные инструменты обозреваются в узких кругах профильных специалистов, собирающихся на тематических мероприятиях. Старайтесь посещать их лично или хотя бы просматривать в записи. Они позволяют не только оставаться в курсе последних трендов, но и завести полезные знакомства.

Зачастую именно на конференциях встречаются работодатели и опытные проджект менеджеры. Потому что от них не ждут резюме в отделах кадров. За грамотными специалистами ведётся постоянное наблюдение. Отслеживая их успехи и неудачи, так называемые Head Hunters стараются переманить их в различные крупные компании.

Какая зарплата у Project Manager?

Управление проектами в среднем не приносит большой прибыли проджект менеджерам. Потому что типовые вакансии не предполагают каких-то глобальных задач и обширных штатов профессиональных исполнителей. Если брать среднестатистические данные, то средняя заработная плата отечественного проджект менеджера находится на уровне в шестьдесят девять тысяч рублей.

Разумеется, если выбирать вакансию в Москве или Санкт-Петербурге, то можно найти ощутимо более высокооплачиваемое место. Однако для эффективного управления проектами очень важно личное присутствие на месте. Вы всегда должны иметь возможность собрать всю команду, проанализировать текущее положение дел и скорректировать основные приоритеты. Выполнять подобные функции удалённо фактически невозможно. 

Какие бывают типы проектов?

В зависимости от целей, задач и объёмов проекты могут быть принципиально различными. Соответственно, и классифицировать их следует, исходят из определённых заданных параметров.

Сфера деятельности

Самый простой и очевидный вариант сегментирования проектов заключается в разделении по сферам деятельности. Он также соотносится и с технической составляющей реализации проекта. Тут предложить можно следующие категории:

1. Технический – производство физической продукции. В качестве заданных для проекта параметров используются технические характеристики готового товара.

2. Организационный – применяется при реорганизациях крупных предприятий. Он предполагает создание структуры или внесение изменений в уже существующую.

3. Экономический – ставят своей целью повышение прибыли компании. В качестве вариантов достижения цели может выступать реализация продукции или активов. 

4. Социальный – проекты, не сфокусированные на прибыли. В качестве цели обычно выступает улучшение социального статуса компании, рост доверия целевой аудитории и тому подобное. 

Масштаб

Ещё один явный вариант подразделения проектов заключается в оценке их масштабности. По этому параметру можно выделить несколько ключевых типов:

• Монопроекты – отдельные задачи, которые не входят в общую стратегию развития компании. 

• Мультипроекты – комплексные задачи. Они включают в себя множество различных монопроектов. 

• Мегапроекты – полноценная программа роста и развития компании. В ней содержатся различные цели, достижение которых занимает длительное время и требует большого объёма материальных ресурсов. 

Назначение

Типы проектов различаются и в зависимости от структуры конечной цели:

1. Инвестиционный – предполагает получение максимально возможной прибыли. Именно доходность является его главным приоритетом.

2. Инновационный – разработка принципиально новых товаров или услуг.

3. Научно-исследовательский – научные изыскания, нацеленные на формирование новых технологий, расширяющих возможности компании.

4. Смешанный – может содержать элементы любых проектов и объединять их в себе для достижения сложной комплексной цели.

Разделять проекты можно и по другим параметрам. Например по:

• времени реализации;

• географическому признаку;

• уровню организации внутри компании;

• объёму бюджета и тому подобным.

Какие инструменты используют для управления проектами?

Технические решения, упрощающие процесс управления проектами, способствуют и более эффективной работе в команде. В качестве примеров можно выделить таск-менеджеры, баг-трекеры и различные сервисы для организации совместной работы над одной задачей.

Обратите внимание на наиболее популярные и распространённые инструменты:

• Asana – специализированное мобильное приложение. Оно помогает организовать работу команды. Эффективные и отлаженные бизнес-процессы ускоряют достижение конечной цели.

• Trello – облачное программное обеспечение. Предназначено оно для управления командами, задействованными на небольших проектах.

• Pipedrive – облачный сервис, позволяющий упростить процесс взаимодействия с клиентами. 

• Notion – специализированный инструмент, предоставляющий доступ к различным техническим элементам, вроде баз данных, систем управления информацией и тому подобным.

• MS Project – программный продукт для управления проектами любой сложности. Разработан компанией Microsoft в качестве самостоятельного продукта. 

• Basecamp – облачный сервис для организации совместного доступа к проектам и разграничения полномочий. 

• ClikUp – многофункциональный сервис. Он позволяет снять часть нагрузки проджект менеджера и автоматизировать ряд рутинных процессов. 

Если вы серьёзно занимаетесь проджект менеджментом, то вам следует протестировать различные инструменты и сервисы. Потому что только на основании собственного опыта можно делать однозначные выводы относительно их эффективности и удобства.

Не меньшего внимания заслуживают и возможности команды. Обучать всех исполнителей обращаться со сложным программным обеспечением может быть нецелесообразно. Зачастую выбираются наиболее знакомые и популярные решения.  

Почему важно управлять проектами?

Грамотный менеджмент проектов помогает не только организовывать разрозненные действия отдельных специалистов для достижения общей цели, но и отслеживать  ключевые параметры. А составляя план работ и распределяя нагрузку между исполнителями, следует учитывать различные факторы, причём как внешние так и внутренние. 

Динамично развивающиеся сегменты рынка предъявляют высокие требования к любым инновационным разработкам и инвестиционным проектам. Если команда не укладывается в заданные сроки, эффективность всей работы может оказаться существенно ниже запланированной.  

Если рассматривать управление проектами с точки зрения глобальной стратегии компании, то проджект менеджмент выступает в качестве инструмента достижения глобальных целей. Грамотное и успешное управление обеспечивает не только эффективное решение задач, стоящих перед организацией, но и снижает нагрузку на сотрудников на местах.

Организовав единый подход к отбору и разработке комплексных проектов, компания может сфокусироваться на достижении стратегических целей и составить общую картину развития. Благодаря этому намного легче формировать структуру бюджета, отслеживать сроки выполнения тех или иных задач и грамотно распределять ресурсы, в зависимости от текущих приоритетов. 

Где лучше учиться на менеджера проектов?

В Глобальной сети можно отыскать множество всевозможных курсов и вебинаров, содержащих полезную информацию для начинающих проджект менеджеров. Старайтесь охватывать как можно больше подобных источников, чтобы получить всестороннее представление о сути управления проектами. В качестве примера изучите содержание следующих курсов:

• SkillBox «Управление проектами» – включает в себя семнадцать отдельных модулей и восемьдесят пять наглядных видеоматериалов.

• Нетология «Project Manager» – предлагает освоение одиннадцати крупных разделов и триста шестьдесят часов теоретических и практических занятий.

• SkillBox «Профессия менеджер проектов» – объёмный курс из шестидесяти четырёх модулей. В его состав также входят и триста пятьдесят один видеоматериал. 

• GeekBrains «Факультет Проджект менеджмента» – полноценное обучение, рассчитанное на календарный год. Нагрузка составляет двенадцать часов в неделю. Курс включает более пятисот часов теории и практики.

• SkillFactory «Профессия Project Manager в IT» – ещё один вариант полноценного обучения в течении календарного года. Уровень нагрузки несколько ниже и составляет порядка пяти или семи часов в неделю. 

Все представленные курсы платные и достаточно объёмные. Но для стартового погружения в специальность вы можете ознакомиться и с бесплатными материалами по теме управления проектами. К счастью, их на просторах Глобальной сети опубликовано уже предостаточно.

Чем отличается менеджмент от управления проектами?

Традиционный менеджмент ставит перед собой несколько иные цели и задачи, в сравнении с проектным. Поэтому важно понимать различия между этими схожими направлениями профессиональной деятельности:

• Решения традиционного менеджмента, по большей части, основываются на текущей ситуации, тогда как проектный менеджмент стремится к достижению заранее запланированной цели.

• Если говорить максимально общими фразами, то традиционный менеджмент сфокусирован на организации работы, а проектный – на конкретном результате.

• В традиционном менеджменте отсутствуют строгие ограничения времени, бюджета и ресурсов.

• Проектный менеджмент больше сфокусирован на постановке реальных целей и последующем их достижении, тогда как с точки зрения традиционного – важно лишь устройство рабочего процесса.

• Очень важным различием является и форма постановки задачи. В традиционном менеджменте сотрудники выполняют рабочую норму. Но проектный вариант предполагает сдельную форму. То есть задача должна быть выполнена в установленные сроки, независимо от принципа разделения нагрузки.

• Проектный менеджмент отличается от традиционного и разнообразием нагрузки, которая может ложиться на отдельного исполнителя, и её абсолютной ненормированностью. 

• Отличается и форма трудоустройства сотрудников. В традиционном варианте они являются постоянным персоналом, находящимся в штате. А в проектном, как правило, команда привлекается для конкретных задач и меняется, в зависимости от специфики конкретного проекта.

Несмотря на то, что многие компании погрязли в традиционном менеджменте, он постепенно уступает свои позиции проектному. Новый вариант организации управления проектами призван повысить эффективность труда и обеспечить достижение максимально возможного результата при минимальных расходах ключевых ресурсов.