Как организовать digital-тендер: советы для бизнеса

Наши коллеги, эксперты тендерной площадки Workspaсe рассказали, что такое digital-тендеры, какую пользу они приносят бизнесу, как организовать такой тендер и выбрать лучшего подрядчика.

Что такое digital-тендер

Это конкурс, который заказчик организует, чтобы выбрать подрядчика на свой проект. Digital-тендеры проводят на долгосрочные и масштабные задачи: разработку сайта, запуск контекстной и таргетированной рекламы, SMM, SEO, контент-маркетинг и другие услуги. Как правило, участвуют в них агентства, а не фрилансеры.

Сразу хочется развеять несколько устойчивых мифов, которые порой отпугивают представителей бизнеса:

Тендеры — это сплошная бюрократия. В государственных — да, придется выполнить кучу процедур, заполнить гору документов, зарегистрировать ЭЦП. В диджитале все просто: нужно зарегистрироваться на площадке и рассказать о своей задаче.
Тендеры стоят денег. И снова нет: бизнес платит напрямую подрядчику, а тендер лишь помогает найти его.
Тендеры — это откаты. Тем более исключено: вы выбираете подрядчика сами исходя из задачи, его компетенций и опыта.

Зачем бизнесу диджитал-тендеры?

Есть же другие способы поиска подрядчиков, которыми вы наверняка пользовались. Это сарафанное радио, публикация вакансий и предложений в соцсетях и Telegram, самостоятельное изучение сайтов агентств и написание им писем. Все это так, но есть несколько нюансов.

При самостоятельном поиске агентства вам придется писать холодные письма. Когда вы организуете тендер, подрядчики приходят сами: они заинтересованы в том, чтобы получить заказ, и готовы бороться за него с конкурентами.
Тендеры во многом решают проблему нецелевых откликов. Если вы уже разбирали сотни писем в личку или заполненных анкет, то знаете, что большинство таких откликов отсеются в первый же день. У кого-то не хватает компетенций, кто-то работает по другому профилю, кто-то вообще не читает условия. Участие в тендере более серьезно и предполагает определенный статус подрядчика: как правило, на задачу откликаются те агентства, которые обладают нужными навыками, знаниями и опытом.
По этой же причине агентства стараются выполнить работу на отлично. Они знают, что в случае плохо выполненной работы заказчик может написать отрицательный отзыв и понизить их рейтинг на тендерной площадке.
И наконец, тендерная площадка предполагает большой выбор исполнителей. На Workspace, например, есть база почти из 17 000 агентств различного профиля. Большой шанс выбрать тех, кто подходит по соотношению «цена — качество».

Как организовать digital-тендер

Да не просто организовать, а сделать так, чтобы на него откликнулись достойные агентства?

Описать задачу

После регистрации на площадке подробно опишите задачу. Допустим, вы хотите заказать разработку сайта. Не ограничивайтесь общими фразами: чем больше информации, тем лучше. Подрядчик должен знать, что придется делать, чтобы верно оценить свои возможности и рассчитать рентабельность проекта.

Для примера: вот, что стоит указать в тендерном объявлении на веб-разработку:

основная цель создания сайта;
информация о компании, продукте или услугах;
информация о целевой аудитории, конкурентах;
пожелания к структуре;
пожелания к дизайну;
пожелания к админке;
технические характеристики;
необходимые интеграции;
примеры сайтов, которые нравятся (или сайтов конкурентов).

Если вы уже составляли ТЗ или отвечали ранее на вопросы брифа, прикрепите эти материалы.

Указать требования к подрядчику

Подумайте, что для вас важнее: конкретная специализация (например, не просто разработка сайтов, а разработка интернет-магазинов), опыт работы, географическое положение, статус на площадке (простое агентство или PRO-аккаунт). Да, возможно, так вы сузите круг кандидатов, но зато сэкономите время на разбор откликов. Останутся самые достойные.

Рассказать об условиях

Напишите примерный бюджет проекта (или хотя бы вилку цен) и сроки выполнения. Это нужно, чтобы агентство рассчитало свои силы. Например, если сайт нужен вчера, а подрядчик загружен по уши, вряд ли он возьмется за ваш проект. Если вы указываете низкие расценки по рынку, опытное агентство тоже наверняка пройдет мимо вашей задачи.

Кстати, в откликах подрядчики могут сами называть свои условия по расценкам и срокам. Будьте осторожны, если видите, что агентство демпингует. Велика вероятность, что это не профессионалы, либо они стремятся набрать побольше заказов и выполнять их на потоке, без должного погружения.

Как выбрать лучшего подрядчика

Итак, вы опубликовали задачу и получили отклики от агентств. Теперь нужно определиться с выбором.

1. Профиль агентства на площадке. Посмотрите, насколько качественно он заполнен:

соблюдены ли правила безопасности: есть ли контакты, ссылка на сайт и соцсети;
указана ли специализация, соответствует ли она вашему запросу;
есть ли портфолио, а еще лучше кейсы. Это для понимания, что умеет делать подрядчик и каких результатов достигает;
есть ли у агентства победы в других тендерах, отзывы заказчиков, места в специализированных рейтингах.

2. Сам отклик подрядчика:

изучил ли подрядчик ТЗ, предлагает ли конкретные идеи и решения. Если видите шаблонные отклики, которые наверняка рассылаются пачками на все подряд тендеры, не рассматривайте их;
предоставил ли примеры работ конкретно по вашей тематике. Если, например, вам нужен медицинский сайт, агентство дает ссылки на разработанные им подобные ресурсы;
составил ли коммерческое предложение;
указал ли стоимость и сроки выполнения работы, обосновал ли их.

В конце отбора можно созвониться с лучшими кандидатами и окончательно определиться, кому доверить выполнение проекта. И да помогут вам digital-тендеры!