Деловое письмо позволяет создавать правильное первое впечатление при знакомстве с брендом. Его можно сравнить с холодным обзвоном, который сложится удачно только в том случае, если сотрудник в полной мере соблюдает требования корпоративной этики.
Что такое деловое письмо?
Деловое письмо – это особый метод коммуникации, который применяется в бизнес-среде. Он призван донести до адресатов критически важную информацию, облачённую в специфическую форму. Деловые письма составляются по строго определённым канонам и могут пересылаться как на традиционных бумажных носителях, так и в электронной форме.
Классический вариант бизнес-корреспонденции рассылается на официальных бланках организации. Они отличаются особым визуальным оформлением, наличием шапки, содержащей в себе полную информацию об отправителе, и официальным стилем изложения.
Коммуникация между активными участниками бизнес-процессов помогает решить множество различных задач: организационных, технических, коммерческих или юридических. Так как целью делового письма является передача какого-либо приказа или инструкций, оно может содержать в себе дополнительные вложения.
Отличительные черты деловых писем:
-
Лаконичность и простота изложения. Корпоративная переписка не должна вестись сложными и высокопарными оборотами. Исключите любые потенциальные недопонимания. Излагайте свои мысли максимально точно, иначе сообщение может трактовать по-разному, в зависимости от квалификации человека, которому оно адресовано.
-
Использование юридической, экономической, маркетинговой или любой другой официальной терминологии. Она необходима только в том случае, если тема сообщения предполагает указание на работу с какими-то конкретными показателями эффективности бизнеса.
-
Короткие и чёткие формулировки, позволяющие адресату быстро прочитать сообщение и понять его смысл. Чем оперативнее доставляются официальные письма, тем выше скорость реакции ответственных сотрудников. Правильный подход к организации корпоративной переписки исключит все потенциальные потери, связанные с медленной реакцией на динамические изменения рынка.
-
Используйте только нейтральный и объективный стиль изложения. Воздержитесь от излишней художественности или эмоциональности. Писать следует коротко и строго по делу.
-
Соблюдение субординации. Независимо от того, кому адресовано деловое письмо, не следует использовать сленг, сложные синтаксические конструкции или какие-либо эпитеты. Всё это характерно для художественного стиля написания и неприемлемо в деловой переписке. Исключите даже намёки на панибратство, грубость или сарказм. Иначе, рано или поздно, вы столкнётесь с недопониманиями и ошибками специалистов.
Что относится к деловым письмам?
Деловая переписка – вовсе не точная наука. Поэтому определённой единой классификации для таких писем не существует. Если рассматривать корпоративное общение с точки зрения конкретной сферы деятельности, то варианты содержания будут постоянно меняться. Потому что некоторые направления бизнеса теряют свою актуальность, а им на смену приходят новые. Тем не менее, существует несколько стандартных видов деловых писем, которые чаще всего находят применение и достаточно широко распространены.
Информационное
Содержит в себе сведения о каком-либо значимом событии. Они рассылаются как внутри организации, так и её клиентам. Информационные письма могут предполагать принципиально различное содержание, в зависимости от назначения:
-
Уведомление – сообщение адресатам о каком-то изменении в работе компании. Как правило, их массово рассылают контрагентам, в случае смены корпоративной финансовой политики.
-
Напоминание – более универсальная форма информационного письма. В напоминаниях содержатся сведения о скором наступлении срока. Их используют для извещения о: приближении даты проведения платежей, истечении срока действия договора или завершении проводимых распродаж и акций.
Гарантийное
Включает в своё содержание обязательные гарантии выполнения каких-либо договорённостей. Ответственность принимается в прямой форме со словами вроде: «Обязуемся провести оплату в срок до…». При этом важно обращать внимание на автора письма и занимаемую им должность. Потому что предоставляемые им гарантии должны укладываться в рамки его служебных полномочий.
Сопроводительное
Наиболее ярким примером сопроводительных деловых писем можно посчитать резюме, рассылаемые соискателями, желающими устроиться на вакантную должность. Они прикладывают собственное видение себя на рабочем месте и определённое описание причин, по которым именно они достойны его занять.
В качестве ещё одного примера служит опись вложений, которая составляется при отправке посылки или пакета бумаг.
Коммерческое предложение
Официальное предложение одного юридического лица другому. Зачастую, в них высказывается заинтересованность в заключении договора сотрудничества. Такие деловые письма призваны расширить клиентскую базу, привлечь новых поставщиков или найти пути на новые рынки сбыта продукции.
Оферта
Если пускаться в подробности юридических документов, то оферту можно с уверенностью считать деловым письмом, в котором раскрываются подробности условий, на которых оказываются те или иные услуги.
Оферта достаточно часто встречается в Глобальной сети, потому что именно на основании этого документа работает подавляющее большинство коммерческих онлайн-проектов.
Приглашение
Любые официальные письма, которые приглашают получателей посетить конференцию, выставку, мастер-класс, семинар или какой-либо иное мероприятие, относятся к категории деловой переписки. Такие инструменты очень хорошо показывают себя, если компании необходимо напомнить о себе и вызвать интерес к проводимым мероприятиям.
Отзыв
Послания с отзывами находят своё применение независимо от размера компании. Руководитель отдела может составлять подобные послания для дирекции, включая в них характеристики на своих подчинённых с подтверждением профессиональных навыков и заявленной квалификации.
Ещё одним примером являются письма с перечислением заслуг сотрудника для предоставления дополнительных материальных или иных форм поощрений.
Документ фиксации
Используются в тех случаях, если, например, в условия сотрудничества были внесены какие-то коррективы. То есть детали договора претерпели определённые изменения и требуют от заинтересованных сторон скорейшей реакции. Фиксация важной информации помогает не потерять из виду ключевые моменты.
Просьба
Форма корпоративной переписки, которая включает в себя обращение к конкретному сотруднику для получения от него какой-то информации. Просьбой считаются различные запросы: бухгалтерской документации, новых поставок товаров, каталогов, пробников или каких-либо иных форм официальных бумаг.
Обратная связь
Деловые письма рассылаются определённой контрольной группе клиентов, мнение которых следует учитывать при формировании или корректировки базовой политики работы с потребителями. Как правило, обратную связь собирают у наиболее лояльных слоёв аудитории, готовых регулярно совершать покупки.
Подтверждение
Юридический документ, являющийся доказательством проведения оплаты или оказания услуги. Это может быть обычный чек или квитанция. Чаще всего, деловое письмо с подтверждением не обязательно, но оно выступает в качестве демонстрации хорошего тона. Соблюдение подобных негласных правил становится, своего рода, заявлением о серьёзности намерений.
Презентация
Часто используется компаниями для представления своей продукции корпоративным клиентам и потенциальным партнёрам. В состав сообщения при этом входит полноценное описание товара или услуги, оформленное в визуальном редакторе с применением современных инструментов и техник. Красочная презентация позволяет добиваться куда более высоких результатов, в сравнении с сухим текстовым описанием достоинств продукта.
Требование
Деловое письмо, которое является ответом на невыполненные обязательства. Как правило, оно связано со срывом сроков исполнения работ или, образованием в результате неуплаты, задолженности. В текст с требованием включается описание сути возникшей проблемы и возможные пути для её успешного разрешения.
Как начать деловое письмо?
Перед тем, как начинать составлять текст делового письма, обратите внимание на такие его атрибуты, как выбранный шрифт и электронный или физический адрес.
Рассылку следует совершать с корпоративной почты. Поэтому воздержитесь от использования личных адресных данных. Если возможности оформить рассылку с официального адреса у вас нет, обязательно укажите собственные имя и фамилию в названии электронной почты, чтобы избежать любых недопониманий.
Ещё одним важным элементом деловой переписки станет используемый шрифт. Крупные компании, как правило, выбирают один или два удобочитаемых шрифта для корпоративного применения и используют в качестве официальных.
Например, объёмные материалы удобнее оформлять шрифтом с засечками, таким как Georgia или Times New Roman. Что касается коротких сообщений, то лучше использовать более компактные варианты без засечек: Arial или Calibri.
Заполнение делового письма начинается с указания в углу листа контактной информации:
-
название компании;
-
юридический адрес;
-
ИНН;
-
КПП;
-
БИК;
-
номер расчетного счета:
-
контактные данные;
-
официальный электронный адрес;
-
дата и номер.
Любое письмо, независимо от назначения и содержания, следует оснащать приветствием. Это банальная вежливость и правило хорошего тона. Деловая корреспонденция предполагает официальную форму обращения. Поэтому исключите любые формы слова «Привет» и воспользуйтесь формальным тоном.
В качестве возможных вариантов обратите внимание на:
-
Уважаемый(-ая) [имя, отчество].
-
Здравствуйте, [имя, отчество].
-
Добрый день, [имя, отчество].
Все они могут использоваться в деловой переписке и соответствуют её гласным и негласным требованиям.
Как написать деловое письмо?
После того, как вы поздоровались с адресатом, следует переходить к основному телу письма. Подготовьтесь заранее и составьте удобный структурированный текст. Для этого придётся подходить к процессу основательно и поэтапно.
Продумайте тему
Очень важно придерживаться определённой темы, а не перескакивать с одного на другое. Сформулируйте чёткую цель, с которой было написано письмо, и раскройте её в теле текста. Для этого придётся придумать лаконичный заголовок, содержащий в себе все ключевые аспекты сообщения. Если адресат посчитает ваше письмо спамом, то может и вовсе его не открыть. Поэтому обращайте самое пристальное внимание как на содержание, так и на оформление.
Пишите кратко
Деловая переписка присуща бизнесу, а значит тратить время попусту никто не станет. Загруженность на рабочем месте может вообще не позволить адресату ознакомиться с важной информацией из-за её чрезмерного объёма. Постарайтесь выражать мысли максимально чётко и кратко. Тогда реакция последует незамедлительно.
Не забывайте о необходимости форматирования текста. Он требователен к наличию абзацев, маркированных списков, и выделениям ключевых моментов жирным или курсивным шрифтом. Сплошные страницы текста сложнее воспринимаются и не оказывают должного воздействия на читателя.
Как закончить деловое письмо?
Заключительная часть делового письма требует такого же формального обращения, как и его начало. Поэтому используйте один из официальных вариантов прощания, такие как:
-
Спасибо за уделённое время.
-
С уважением.
-
Благодарю за ответ.
-
Хорошего дня.
-
До встречи.
В качестве варианта составления письма для партнёров по бизнесу, можно рассмотреть деловые пожелания продуктивного дальнейшего сотрудничества. Но такие речевые обороты лучше использовать только в адрес постоянных партнёров, с которыми вас уже связывает успешный опыт реализации нескольких проектов.
Как подписать деловое письмо?
В качестве подписи лучше использовать личную информацию автора письма. Это может быть:
-
Фамилия Имя Отчество.
-
Актуальная контактная информация, такая как: номер телефона или аккаунты в популярных мессенджерах.
-
Официальный логотип бренда. Он выступает в роли своеобразного герба компании.
-
Ссылки на аккаунты сотрудника в социальных сетях. Они в некотором роде подтверждают заявленные полномочия автора письма.
Зачастую лучше сделать подпись короче и не расписывать в ней все до единой возможности с вами связаться. Ограничьтесь основными каналами и отделите их друг от друга для того, чтобы они не сливались в сплошной текст.
Кто пишет и подписывает деловые письма?
В любой организации присутствуют официальные лица, которые обладают полномочиями представлять бренд и говорить от его имени. Соответственно, в качестве автора письма должен выступать сотрудник, должностные обязанности которого позволяют общаться с сотрудниками и партнёрами, вплоть до самого высокого уровня. Например, это может быть представитель отдела продаж, занимающийся реализацией готовой продукции или рассылками с предложениями о сотрудничестве. При этом официальная корреспонденция требует заверения у руководства компании.
В очень редких случаях деловое письмо может быть отправлено клиентом компании. Сегодня подавляющее большинство потребителей выбирают звонок на горячую линию, и к услугам почты, как правило, прибегают только тогда, когда необходимо заявить о своих претензиях к качеству продукции или предоставленного сервиса. Хотя крупные компании начали записывать все разговоры сотрудников колл-центра, поэтому, в случае необходимости, можно использовать и такую запись в целях защиты интересов бренда или потребителя.
Примеры
Обратите внимание на следующие типовые деловые письма, содержащие в себе большинство характерных особенностей корреспонденции такого типа:
А вот стандартный акт рекламации, который может быть быстро заполнен и предоставлен сотрудником, в случае необходимости, прямо во время вызова на место проведения технического обслуживания: