Google Docs (Гугл Документы): руководство по работе с сервисом

Текстовые редакторы активно используются при разработке новых и развитии уже существующих проектов в Глобальной сети. Они находят широкое применение для создания текстовых материалов, оформления технических заданий и выполнения любых поставленных задач, предполагающих необходимость совместного использования базового рабочего документа.

Что такое Google Docs?

Google Docs – это стандартный текстовый редактор, способный закрывать любые актуальные задачи бизнеса по обработке коммерческих материалов. Он стал своего рода стандартом в качестве сервиса и позволяет выполнять работу любой сложности.

Сегодня уже практически невозможно представить себе интернет-проект без использования Google Docs. Потому что его активно эксплуатируют и копирайтеры, и редакторы, и даже маркетологи с администраторами.

Как установить Google Docs на компьютер?

Сервис Google Docs абсолютно бесплатный и не требует предварительной установки. Он привязывается к вашей личной учётной записи и использует персональное облачное хранилище для хранения созданных документов. При этом работать с открытыми материалами вы сможете даже без постоянного подключения к Глобальной сети. Все внесённые коррективы будут сохранены на виртуальном диске в тот момент, когда соединение с интернетом восстановится. Иными словами, работать с Google Docs можно и в режиме оффлайн. Подключение потребуется только для сохранения вашего прогресса и предоставления доступа к документам третьим лицам.

Как зайти в Google Docs?

Сервис Google Docs доступен всем авторизованным пользователям поисковой системы Google. Для того, чтобы попасть в него, нужно совершить пару простых шагов:

Открой страницу Google Drive. В том случае, если вы ещё не зарегистрированы или не авторизованы, придётся либо пройти оба процесса, либо просто зайти в свой аккаунт. Потому что сервисы предоставляются только авторизированным пользователям.
Выберите или уже существующий файл, сохранённый в персональном облачном хранилище, или кликните по кнопке «Создать». Во втором случае перед вами откроется выпадающее меню с различными вариантами. Для перехода к сервису Google Docs вам нужен пункт «Google Документы».

Как открыть Google Документы с главной Google

Вы можете открывать не только текстовые файлы, но и всевозможные таблицы, рисунки, формы, презентации и тому подобные файлы. Все они будут автоматически перенаправлять пользователя в специализированные сервисы. Это ещё одна приятная особенность инструментов, разработанных компанией Google. Большая часть действий выполняется без вашего непосредственного участия. Автоматизация оставляет на вас только необходимый минимум, без которого не получится создавать новые проекты.

Как работать с Google Docs?

Работа с документами в сервисе Google Docs по своей сути мало чем отличается от классических текстовых редакторов вроде Microsoft Word. Для начала вам понадобится пройти процесс регистрации и авторизации в поисковой системе, после чего вы попадёте в главное меню « Google Документов». Перед вами откроется пустой файл – это один из вариантов создания нового проекта.

Изначально все текстовые файлы называются «Новый документ». Для того, чтобы переименовать проект, вы можете просто кликнуть по его имени и ввести собственный вариант. Название также можно сменить во время перехода к настройкам доступа. Если кликнуть по соответствующей кнопке в правом верхнем углу страницы, перед тем как перейти к управлению правами доступа, вам предложат как-нибудь назвать документ.

Ещё одна настройка, которая активирована в сервисе по умолчанию, предполагает сохранение всех документов в корневой папке вашего личного облачного хранилища. Если вас не устраивает такое положение дел и вы желаете систематизировать информацию на виртуальном диске, создайте тематические папки и распределите проекты, в зависимости от их целей и задач. Файлы можно просто перетаскивать, удерживая зажатой левую кнопку мыши.

К наиболее востребованным функциям сервиса Google Docs можно отнести следующие:

Создание и редактирование документов.
Получение доступа к чужим проектам по отправленной ссылке.
Создание копий материала для его последующего изменения.
Расшаривание доступа к рабочим файлам для обеспечения возможности редактирования. Благодаря распределению обязанностей, задействованные профильные специалисты могут довести проект до совершенства.
Рассылка проекта по электронной почте. Идеальное решение, например, в том случае, если вы хотите провести финальную сверку со всеми задействованными сторонами, перед итоговой публикацией.
Загрузка проекта в физическую память устройства в любом подходящем формате.
Настройка офлайн-доступа к документам. Очень часто находит применение во время деловых поездок или отпуска. Вы всегда сможете оставаться в курсе событий и принимать своевременные решения.
Просмотр истории документа. В неё входят все значительные исправления, удаления и дополнения. Они выделяются в теле текста, поэтому вы не ничего не пропустите.
Публикация документа прямо из меню Google Docs. Также вы можете просто встроить ссылку в тело страницы сайта, чтобы пользователи переходили к материалу самостоятельно.
Техническая информация о проекте. В неё входит имя и место расположения документа, а также дата его создания и последних внесённых правок.

Советы и комментарии

Где находят режим "Советовать" и добавление комментариев к тексту

Процесс написания текста в сервисе Google Docs, как правило, не вызывает особых проблем и вопросов. А вот когда дело касается специализированных инструментов, то многие неподготовленные пользователи оказываются в сложной ситуации. Например, это касается вариантов работы над файлом. Вы можете не только редактировать его, но и добавлять отдельные советы и комментарии.

Если автор работает не один, а в связке с другими профильными специалистами, эти инструменты помогают организовывать эффективное общение и обмен мнениями о структуре и содержании документа.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо выделить фрагмент текста. После этого в правой части страницы появятся возможные варианты дальнейших действий – две иконки: «Комментарий» и «Совет».

Если кликнуть по иконке «Комментарий», то перед вами откроется отдельное окошко для ввода текста. Туда вы записываете какие-то мысли, касающиеся выделенного фрагмента текста. Сюда можно добавлять изображения, указывать различные внешние источники или что-либо ещё.

Для того, чтобы адресовать комментарий конкретному человеку, нужно начать его с символа @ и указания его почтового адреса. Вам предложат на выбор всех пользователей из списка контактов. Так что руками его набирать, в большинстве случаев, не придётся.

Теперь перейдём к иконке «Совет». Кликнув по ней, вы сможете добавить определённый фрагмент непосредственно в тело текста. Это не отдельный канал связи для улучшения текста, а предложения по его расширению.

Всё, что дописывается в качестве совета, выделяется зелёным цветом и может быть впоследствии утверждено и одобрено. Автор может либо принять, либо отклонить представленные предложения.

Распознавание текста

Это ещё один невероятно полезный инструмент, входящий в состав сервиса Google Docs. С его помощью вы сможете преобразовать в текст файлы формата PDF. Разумеется, искусственный интеллект ещё не отлажен до совершенства и может допускать определённые ошибки. Поэтому придётся вручную править получающиеся документы.

Для того, чтобы им воспользоваться, вам нужно лишь открыть файл формата PDF в сервисе Google Документы. Никаких дополнительных манипуляций от пользователя не потребуется.

В подавляющем большинстве случаев, преобразование файлов таким образом принципиально сокращает время на их обработку. Затраты человекочасов, которые требуются при полностью ручной обработке изображений и их конвертировании через сервис Google Docs, не идут ни в какое сравнение.

В чём различие между Google Docs и Microsoft Word?

Объективно говоря, актуальность Microsoft Word сегодня находится под большим вопросом. С момента появления сервиса Google Docs, туда плавно перекочевали практически все работы из стандартного текстового редактора от Windows. Гугл сумел разработать и воплотить практически идеальное решения для работы с документами, благодаря чему оно и снискало столь массовую популярность.

Достоинства Google Docs

Если сравнивать Google Docs и Microsoft Word, то у разработки Гугла есть множество явных преимуществ:

Вся информация автоматически сохраняется в облачном хранилище

Поэтому вы не потеряете данные, даже в случае форс-мажора. Отключение света, поломка устройства или какая-либо иная проблема не станет причиной потери созданного документа. Все изменения, которые вы вносите в его состав, постоянно сохраняются. Вы даже можете просматривать различные варианты и этапы его разработки. Разумеется, доступен переход к любой из итераций материала. Материалы сохраняются и в том случае, если вы только начали работу и даже не успели никак назвать документ.

Сохранение в режиме реального времени

Как уже было сказано в предыдущем пункте, сохранение изменений производится в автоматическом режиме на протяжении всей вашей работы с материалом. Google Docs предполагает создание отдельных точек внутри разрабатываемого документа, которые становятся вариантами его версии.

Иными словами, каждое существенное изменение предполагает возникновение собственного бэкапа. Добавление одной буквы не станет поводом для его создания. Но сам текст будет сохраняться именно в режиме реального времени. То есть любые изменения, внесённые в него, не требуют дополнительных действий для закрепления в памяти облачного хранилища.

Это весьма удобно. Такую функцию в полной мере оценит любой пользователь, который достаточно активно и долго использовал текстовый редактор. Периодически у всех могут возникать неприятные ситуации с потерей важных материалов, и разработчики Google Docs сделали всё от них зависящее, чтобы они больше никогда не доставляли вам неудобства.

Простая организация совместной работы над документами

Возможность предоставления доступа к просмотру и редактированию по ссылке позволяет организовать эффективную совместную работу над одним документом.

Автор статьи пишет исходный текст, который проверяется и корректируется редактором. После этого доступ предоставляется специалистам, отвечающим за оформление и публикацию. Это могут быть дизайнеры, верстальщики, сеошники или кто-то ещё. И каждый из задействованных сотрудников сможет продолжать работу без использования дополнительных инструментов.

Вам больше не придётся пересылать документы по почте или через иные корпоративные каналы связи. Вся актуальная информация находится в доступном облачном хранилище и может быть поднята в любой удобный момент.

Наглядность вносимых изменений

Структурированная история изменений документа позволяет вернуться к любой из его сохранённых версий. При этом можно не переживать за сохранность более поздних точек развития текста. Они останутся доступны, и вы всегда будете иметь возможность переместиться к наиболее поздней и актуальной версии.

История изменений весьма полезна на практике. Она находит применение даже при выполнении стандартных работ над текстами. Вы можете вернуться к ранним версиям и восстановить часть текста, которую решили удалить и заменить на другую.

Отсутствие необходимости установки в память устройства

Сервис доступен с любых устройств и не вынуждает пользователей устанавливать какое-либо программное обеспечение. Вы всегда можете просто перейти в Google Docs и сразу же начинать работу. Он также совместим и с другими разработками Гугла, например с Google Drive.

При этом сервис одинаково успешно адаптирован как для настольных компьютеров, так и для мобильных устройств. Поэтому проблем с переключением между ними у вас не возникнет. Вы можете разрабатывать материалы с компьютера или ноутбука и, в случае возникновения необходимости, вносить экстренные правки, воспользовавшись смартфоном.

Регулярные обновления с инновационными инструментами

Одной из наиболее интересных и многообещающих новинок в инструментарии сервиса Google Docs стал голосовой ввод. Он позволяет надиктовывать информацию, отказавшись от ручного ввода. Такой подход может быть особенно эффективным для людей со слабым зрением или в ситуации, когда ваши глаза устали от длительной работы.

В целом, Гугл весьма неплохо разбирает русскую речь и готовым материалам необходимы лишь минимальные правки. Более того, в составе этого инструмента присутствуют элементы искусственного интеллекта, которые позволяют ему быстро обучаться и становиться со временем ещё более эффективным.

Возможность работы без постоянного подключения к сети

Очень важно поддерживать работоспособность сервиса даже в случае потери стабильного подключения к Глобальной сети. Благодаря этой возможности, ваши задачи будут выполняться в срок, независимо от возможностей выбранного канала связи.

Все изменения будут вноситься по мере получения доступа к сети, поэтому работать над материалами вы можете в любое удобно время, независимо от сложившихся обстоятельств.

Отсутствие абонентской платы

Всё что от вас требуется – авторизоваться в своём аккаунте в поисковой системе Google. Эта учётная запись по праву может считаться одной из наиболее популярных во всём мире. Большинство активных пользователей Глобальной сети владеют почтовыми ящиками в поисковой системе Google, а значит имеют доступ практически ко всем его инструментам и сервисам, в том числе и к Google Docs.

Недостатки Google Docs

Раз уж мы поговорили о достоинствах сервиса, нужно упомянуть и о его недостатках. Идеальных инструментов в природе не существует. Все они обладают индивидуальной областью применения и в меру своих возможностей решают те или иные задачи.

К числу недостатков Google Docs можно отнести следующие:

Необходим постоянный доступ к аккаунту

Очень важно поддерживать работоспособность вашего аккаунта в поисковой системе. Если вы утратите доступ к Google Disc, большая часть файлов, в том числе и созданных в Google Docs, будет безвозвратно утеряна.

Облачное хранилище напрямую связано со всеми сервисами поисковой системы, обрабатывающими информацию. Потому что результаты работы в них сохраняются именно в облаке. К счастью, удастся сохранить файлы, ссылки на которые вы предоставляли третьим лицам. Если перейти по ним, можно получить доступ к документам даже без авторизации. Таким образом рабочие документы утеряны не будут, разве что вы являетесь владельцем бизнеса и разрабатываете их только для себя, не расшаривая подчинённым.

Влияние скорости подключения

Низкая скорость подключения к Глобальной сети влияет на работоспособность ряда отдельных инструментов, входящих в состав сервиса Google Docs. Это не сильно сказывается на результатах работы и в целом не вызывает беспокойства при постоянном использовании текстового редактора. Поэтому существенным недостатком влияние скорости подключения считать не стоит. Но в качестве одного из потенциально достпустимых неприятных последствий перехода на онлайн-инструменты рассматривать безусловно следует.

Ненулевая вероятность блокировки аккаунта

Такое событие можно связать, например, с массовой рассылкой спама через сервисы Google. Возможно, вы не считаете собственные сообщения спамом, а просто распространяете рекламные материалы, которые носят исключительно информационный характер и несут с собой определённую пользу. Но тем не менее, в случае массовых жалоб на проводимые рассылки, вашу учётную запись потенциально могут заблокировать. В результате вы потеряете доступ ко всем сохранённым в облаке файлам и документам. К счастью подобные ситуации являются единичными и затрагивают только вопиющие нарушения правил пользования сервисом.

Необходимость ручной настройки автономной работы

Создавать и открывать документы, находящиеся в разработке, можно только при условии стабильного подключения к Глобальной сети. Если вы хотите получить возможность вести полноценные технические работы даже в режиме офлайн, придётся установить на ваше устройство специализированное программное обеспечение.

У поисковой системы Google на этот случай есть бесплатные приложения. Но даже если вы не устанавливали подобные решения на свой компьютер и телефон, то при потере соединения, всё равно сможете продолжить работу с уже открытыми документами. Единственной проблемой может стать создание новых проектов.

Как перевести Word в Google Docs?

Сервис Google Docs позволяет работать с документами Microsoft Word, даже если на вашем устройстве не установлен пакет лицензированного программного обеспечения. Возможности, которые предоставляет Гугл, помогают закрывать практически любые задачи, возникающие при переходе с одного редактора на другой.

Добавление файлов Word в Google Диск

Для того, чтобы добавить текстовые документы, созданные в Microsoft Word, в персональное облачное хранилище, нужно:

Перейти к Google Drive.
Перед вами откроется страница, в левом верхнем углу которой находится кнопка «Создать». Кликнув по ней, вы попадёте в выпадающее меню, где нужно выбрать «Загрузить файлы».
Теперь остаётся только выбрать нужные документы и отправить их в облачное хранилище.

Синхронизация работы Office и Google

После переноса файлов, созданных в Microsoft Office, в облачное хранилище Google Drive, вы можете настроить синхронизированную работу инструментов. Тогда изменения, которые будут происходить в одном из документов, будут отображаться и во втором. Для этого нужно:

Установить на ваше устройство приложение « Google Диск для компьютеров».
В общую папку, созданную для нужд облачного хранилища, добавьте документ Microsoft Office.
Откройте файл в Ворде и выполните последовательность действий: «Файл-Открыть», после чего выберите документ из папки облачного хранилища.
Теперь все изменения, вносимые в содержание файла, будут синхронизироваться.

Помимо этого возможности Google Docs охватывают и такие потенциальные задачи, как:

просмотр и загрузка файлов из Word;
сохранение файлов в формате для Word;
преобразование документов под Google Docs.

Иными словами переход между инструментами пройдёт гладко и бесшовно. Сотрудники попадут в привычную среду, оснащённую ещё большим объёмом полезных функций и возможностей. Интуитивно понятно расположение и управление позволят избежать необходимости длительного периода адаптации. Активную работу вы сможете начать буквально сразу после осуществления перехода.