Алексей Романенков 
Деловое письмо позволяет создавать правильное первое впечатление при знакомстве с брендом. Его можно сравнить с холодным обзвоном, который сложится удачно только в том случае, если сотрудник в полной мере соблюдает требования корпоративной этики.
Что такое деловое письмо?
Деловое письмо – это особый метод коммуникации, который применяется в бизнес-среде. Он призван донести до адресатов критически важную информацию, облачённую в специфическую форму. Деловые письма составляются по строго определённым канонам и могут пересылаться как на традиционных бумажных носителях, так и в электронной форме.
Классический вариант бизнес-корреспонденции рассылается на официальных бланках организации. Они отличаются особым визуальным оформлением, наличием шапки, содержащей в себе полную информацию об отправителе, и официальным стилем изложения.
Коммуникация между активными участниками бизнес-процессов помогает решить множество различных задач: организационных, технических, коммерческих или юридических. Так как целью делового письма является передача какого-либо приказа или инструкций, оно может содержать в себе дополнительные вложения.
Отличительные черты деловых писем:
-
Лаконичность и простота изложения. Корпоративная переписка не должна вестись сложными и высокопарными оборотами. Исключите любые потенциальные недопонимания. Излагайте свои мысли максимально точно, иначе сообщение может трактовать по-разному, в зависимости от квалификации человека, которому оно адресовано.
-
Использование юридической, экономической, маркетинговой или любой другой официальной терминологии. Она необходима только в том случае, если тема сообщения предполагает указание на работу с какими-то конкретными показателями эффективности бизнеса.
-
Короткие и чёткие формулировки, позволяющие адресату быстро прочитать сообщение и понять его смысл. Чем оперативнее доставляются официальные письма, тем выше скорость реакции ответственных сотрудников. Правильный подход к организации корпоративной переписки исключит все потенциальные потери, связанные с медленной реакцией на динамические изменения рынка.
-
Используйте только нейтральный и объективный стиль изложения. Воздержитесь от излишней художественности или эмоциональности. Писать следует коротко и строго по делу.
-
Соблюдение субординации. Независимо от того, кому адресовано деловое письмо, не следует использовать сленг, сложные синтаксические конструкции или какие-либо эпитеты. Всё это характерно для художественного стиля написания и неприемлемо в деловой переписке. Исключите даже намёки на панибратство, грубость или сарказм. Иначе, рано или поздно, вы столкнётесь с недопониманиями и ошибками специалистов.
Что относится к деловым письмам?
Деловая переписка – вовсе не точная наука. Поэтому определённой единой классификации для таких писем не существует. Если рассматривать корпоративное общение с точки зрения конкретной сферы деятельности, то варианты содержания будут постоянно меняться. Потому что некоторые направления бизнеса теряют свою актуальность, а им на смену приходят новые. Тем не менее, существует несколько стандартных видов деловых писем, которые чаще всего находят применение и достаточно широко распространены.
Информационное
Содержит в себе сведения о каком-либо значимом событии. Они рассылаются как внутри организации, так и её клиентам. Информационные письма могут предполагать принципиально различное содержание, в зависимости от назначения:
-
Уведомление – сообщение адресатам о каком-то изменении в работе компании. Как правило, их массово рассылают контрагентам, в случае смены корпоративной финансовой политики.
-
Напоминание – более универсальная форма информационного письма. В напоминаниях содержатся сведения о скором наступлении срока. Их используют для извещения о: приближении даты проведения платежей, истечении срока действия договора или завершении проводимых распродаж и акций.
Гарантийное
Включает в своё содержание обязательные гарантии выполнения каких-либо договорённостей. Ответственность принимается в прямой форме со словами вроде: «Обязуемся провести оплату в срок до…». При этом важно обращать внимание на автора письма и занимаемую им должность. Потому что предоставляемые им гарантии должны укладываться в рамки его служебных полномочий.
Сопроводительное
Мужчина набирает текст письма на ноутбуке
Наиболее ярким примером сопроводительных деловых писем можно посчитать резюме, рассылаемые соискателями, желающими устроиться на вакантную должность. Они прикладывают собственное видение себя на рабочем месте и определённое описание причин, по которым именно они достойны его занять.
В качестве ещё одного примера служит опись вложений, которая составляется при отправке посылки или пакета бумаг.
Коммерческое предложение
Официальное предложение одного юридического лица другому. Зачастую, в них высказывается заинтересованность в заключении договора сотрудничества. Такие деловые письма призваны расширить клиентскую базу, привлечь новых поставщиков или найти пути на новые рынки сбыта продукции.
Оферта
Если пускаться в подробности юридических документов, то оферту можно с уверенностью считать деловым письмом, в котором раскрываются подробности условий, на которых оказываются те или иные услуги.
Оферта достаточно часто встречается в Глобальной сети, потому что именно на основании этого документа работает подавляющее большинство коммерческих онлайн-проектов.
Приглашение
Любые официальные письма, которые приглашают получателей посетить конференцию, выставку, мастер-класс, семинар или какой-либо иное мероприятие, относятся к категории деловой переписки. Такие инструменты очень хорошо показывают себя, если компании необходимо напомнить о себе и вызвать интерес к проводимым мероприятиям.
Отзыв
Послания с отзывами находят своё применение независимо от размера компании. Руководитель отдела может составлять подобные послания для дирекции, включая в них характеристики на своих подчинённых с подтверждением профессиональных навыков и заявленной квалификации.
Ещё одним примером являются письма с перечислением заслуг сотрудника для предоставления дополнительных материальных или иных форм поощрений.
Документ фиксации
Используются в тех случаях, если, например, в условия сотрудничества были внесены какие-то коррективы. То есть детали договора претерпели определённые изменения и требуют от заинтересованных сторон скорейшей реакции. Фиксация важной информации помогает не потерять из виду ключевые моменты.
Просьба
Форма корпоративной переписки, которая включает в себя обращение к конкретному сотруднику для получения от него какой-то информации. Просьбой считаются различные запросы: бухгалтерской документации, новых поставок товаров, каталогов, пробников или каких-либо иных форм официальных бумаг.
Обратная связь
Деловые письма рассылаются определённой контрольной группе клиентов, мнение которых следует учитывать при формировании или корректировки базовой политики работы с потребителями. Как правило, обратную связь собирают у наиболее лояльных слоёв аудитории, готовых регулярно совершать покупки.
Подтверждение
Юридический документ, являющийся доказательством проведения оплаты или оказания услуги. Это может быть обычный чек или квитанция. Чаще всего, деловое письмо с подтверждением не обязательно, но оно выступает в качестве демонстрации хорошего тона. Соблюдение подобных негласных правил становится, своего рода, заявлением о серьёзности намерений.
Презентация
Часто используется компаниями для представления своей продукции корпоративным клиентам и потенциальным партнёрам. В состав сообщения при этом входит полноценное описание товара или услуги, оформленное в визуальном редакторе с применением современных инструментов и техник. Красочная презентация позволяет добиваться куда более высоких результатов, в сравнении с сухим текстовым описанием достоинств продукта.
Требование
Деловое письмо, которое является ответом на невыполненные обязательства. Как правило, оно связано со срывом сроков исполнения работ или, образованием в результате неуплаты, задолженности. В текст с требованием включается описание сути возникшей проблемы и возможные пути для её успешного разрешения.
Как начать деловое письмо?
Мужчина создает цепочку деловых писем на ноутбуке
Перед тем, как начинать составлять текст делового письма, обратите внимание на такие его атрибуты, как выбранный шрифт и электронный или физический адрес.
Рассылку следует совершать с корпоративной почты. Поэтому воздержитесь от использования личных адресных данных. Если возможности оформить рассылку с официального адреса у вас нет, обязательно укажите собственные имя и фамилию в названии электронной почты, чтобы избежать любых недопониманий.
Ещё одним важным элементом деловой переписки станет используемый шрифт. Крупные компании, как правило, выбирают один или два удобочитаемых шрифта для корпоративного применения и используют в качестве официальных.
Например, объёмные материалы удобнее оформлять шрифтом с засечками, таким как Georgia или Times New Roman. Что касается коротких сообщений, то лучше использовать более компактные варианты без засечек: Arial или Calibri.
Заполнение делового письма начинается с указания в углу листа контактной информации:
-
название компании;
-
юридический адрес;
-
ИНН;
-
КПП;
-
БИК;
-
номер расчетного счета:
-
контактные данные;
-
официальный электронный адрес;
-
дата и номер.
Любое письмо, независимо от назначения и содержания, следует оснащать приветствием. Это банальная вежливость и правило хорошего тона. Деловая корреспонденция предполагает официальную форму обращения. Поэтому исключите любые формы слова «Привет» и воспользуйтесь формальным тоном.
В качестве возможных вариантов обратите внимание на:
-
Уважаемый(-ая) [имя, отчество].
-
Здравствуйте, [имя, отчество].
-
Добрый день, [имя, отчество].
Все они могут использоваться в деловой переписке и соответствуют её гласным и негласным требованиям.
Как написать деловое письмо?
После того, как вы поздоровались с адресатом, следует переходить к основному телу письма. Подготовьтесь заранее и составьте удобный структурированный текст. Для этого придётся подходить к процессу основательно и поэтапно.
Продумайте тему
Очень важно придерживаться определённой темы, а не перескакивать с одного на другое. Сформулируйте чёткую цель, с которой было написано письмо, и раскройте её в теле текста. Для этого придётся придумать лаконичный заголовок, содержащий в себе все ключевые аспекты сообщения. Если адресат посчитает ваше письмо спамом, то может и вовсе его не открыть. Поэтому обращайте самое пристальное внимание как на содержание, так и на оформление.
Пишите кратко
Деловая переписка присуща бизнесу, а значит тратить время попусту никто не станет. Загруженность на рабочем месте может вообще не позволить адресату ознакомиться с важной информацией из-за её чрезмерного объёма. Постарайтесь выражать мысли максимально чётко и кратко. Тогда реакция последует незамедлительно.
Не забывайте о необходимости форматирования текста. Он требователен к наличию абзацев, маркированных списков, и выделениям ключевых моментов жирным или курсивным шрифтом. Сплошные страницы текста сложнее воспринимаются и не оказывают должного воздействия на читателя.
Как закончить деловое письмо?
Заключительная часть делового письма требует такого же формального обращения, как и его начало. Поэтому используйте один из официальных вариантов прощания, такие как:
-
Спасибо за уделённое время.
-
С уважением.
-
Благодарю за ответ.
-
Хорошего дня.
-
До встречи.
В качестве варианта составления письма для партнёров по бизнесу, можно рассмотреть деловые пожелания продуктивного дальнейшего сотрудничества. Но такие речевые обороты лучше использовать только в адрес постоянных партнёров, с которыми вас уже связывает успешный опыт реализации нескольких проектов.
Как подписать деловое письмо?
В качестве подписи лучше использовать личную информацию автора письма. Это может быть:
-
Фамилия Имя Отчество.
-
Актуальная контактная информация, такая как: номер телефона или аккаунты в популярных мессенджерах.
-
Официальный логотип бренда. Он выступает в роли своеобразного герба компании.
-
Ссылки на аккаунты сотрудника в социальных сетях. Они в некотором роде подтверждают заявленные полномочия автора письма.
Зачастую лучше сделать подпись короче и не расписывать в ней все до единой возможности с вами связаться. Ограничьтесь основными каналами и отделите их друг от друга для того, чтобы они не сливались в сплошной текст.
Кто пишет и подписывает деловые письма?
В любой организации присутствуют официальные лица, которые обладают полномочиями представлять бренд и говорить от его имени. Соответственно, в качестве автора письма должен выступать сотрудник, должностные обязанности которого позволяют общаться с сотрудниками и партнёрами, вплоть до самого высокого уровня. Например, это может быть представитель отдела продаж, занимающийся реализацией готовой продукции или рассылками с предложениями о сотрудничестве. При этом официальная корреспонденция требует заверения у руководства компании.
В очень редких случаях деловое письмо может быть отправлено клиентом компании. Сегодня подавляющее большинство потребителей выбирают звонок на горячую линию, и к услугам почты, как правило, прибегают только тогда, когда необходимо заявить о своих претензиях к качеству продукции или предоставленного сервиса. Хотя крупные компании начали записывать все разговоры сотрудников колл-центра, поэтому, в случае необходимости, можно использовать и такую запись в целях защиты интересов бренда или потребителя.
Примеры
Обратите внимание на следующие типовые деловые письма, содержащие в себе большинство характерных особенностей корреспонденции такого типа:
Пример делового письма
Пример делового письма
А вот стандартный акт рекламации, который может быть быстро заполнен и предоставлен сотрудником, в случае необходимости, прямо во время вызова на место проведения технического обслуживания:
Пример делового письма
