Чек-лист: что это такое и как его создать (с примерами)

Память человека работает весьма своеобразным образом. Зачастую, из неё может чудесным образом пропадать даже самая важная информация. Поэтому было разработано и введено в эксплуатацию огромное разнообразие инструментов, призванных напоминать и подсказывать о тех или иных целях и задачах, нуждающихся в вашем внимании. Одним из них стали чек-листы. Они подходят как для сложных рабочих проектов, так и для рутинного бытового применения.

Что такое чек-лист?

Чек-лист – это список, содержащий в себе последовательность ключевых пунктов, прохождение которых необходимо для выполнения стоящей перед вами задачи. В нём может содержаться набор конкретных шагов, перечень важных дел или условия и ограничения, из которых состоит текущее техническое задание. В целом, состав чек-листа может быть достаточно произвольным, при условии, что он правильно систематизирован и структурирован.

Подобные инструменты используют для упрощения комплексных задач, состоящих из большого числа простых операций. Они помогают контролировать процесс выполнения плана и контроля текущего положения дел.

Чек-листы обычно используются для того, чтобы упорядочить объёмные задачи:

График работы. Его следует планировать заранее и впоследствии просто придерживаться этого плана.
Бизнес-процессы. Крупные компании нуждаются в упрощении всех внутренних взаимодействий. В противном случае они буду переплетаться между собой и выходить из-под контроля.
Технические задания. Они сами по себе выполняются в виде некоего макета будущего проекта, в котором указываются все требования к итоговому продукту. По качественным чек-листам удобно не только делегировать определённые обязанности конечным исполнителям, но и проверять качество выполненной работы.
Работа над собственной мотивацией и самодисциплиной. Если вы составили для себя конкретный план работы и точно ему следуете, базовая продуктивность существенно возрастает. Но важно верно оценивать свои силы и не перегружаться. Иначе последствия переработок перекроют любую пользу от повышенной продуктивности.
Рутинные процессы и задачи. Их следует планировать сразу на длительный срок. Когда все базовые цели заранее продуманы и разложены по чек-листам, работа протекает быстро и легко. Сотрудники точно понимают, что от них требуется и как именно следует закрывать поставленные задачи.

Ключевое отличие чек-листа от пошагового плана заключается в неопределённости точной последовательности шагов. То есть для чек-листа не играет особой роли то, какой пункт окажется выполненным в первую очередь, а что останется на потом. Он составляется с расчётом на длительный срок и должен каждый день сообщать об обязательном минимуме, без которого невозможно достигнуть намеченной цели. Это не список дел на один день, который постоянно изменяется и корректируется. Чек-лист разрабатывается для постоянного использования. В него входят повторяющиеся процессы, требующие от вас ежедневного внимания.

Типы чек-листов

В зависимости от содержания, чек-листы можно разделить на две крупные категории:

Read-Do. Чек-лист, который работает по принципу: прочитай и выполни. Он подходит для работы с неподготовленной аудиторией. Если вы нанимаете молодых и неопытных работников, выдавайте им подобные инструкции, чтобы исключить любые недопонимания. Количество ошибок существенно сократится, если исполнители будут точно следовать подробным рекомендациям.
Do-Confirm. А такой формат списков больше подойдёт для опытных профессионалов или для личных целей. Он работает по принципу: сделай и проверь. Таким образом вы будете оценивать результат собственных действий и анализировать его соответствие с первоначально поставленными целями.

Независимо от категории, чек-листы должны помогать быстрее и точнее выполнять конкретные задачи.

Что должно быть в чек-листе?

Эффективность чек-листа во-многом зависит от его содержания и логической структуры. Поэтому для начала просто запишите все пункты, которые собираетесь включить в список, на бумаге, а после этого продумайте оформление.

К чек-листам предъявляются базовые требования, которые призваны сделать их удобными, простыми и понятными:

Каждый пункт списка необходимо представлять в виде отдельного действия или характеристики. Стремитесь к максимально возможному упрощению для придания чек-листу лаконичности.
Используйте только простые формулировки. В нём не должно быть недосказанности или двусмысленности. Иначе это может сказаться на качестве выполнения основной задачи.
Старайтесь придерживаться единой логической последовательности пунктов списка. Если речь идёт о личных чек-листах, необходимых для самоконтроля, допускается произвольная структура.
Не перегружайте список. Если он становится слишком обширным и включает более двадцати пунктов, лучше разбейте его на несколько самостоятельных задач.
Составляйте пункты в утвердительной или повелительной форме. Благодаря этому чек-лист позволяет добиваться более высокого уровня мотивации. У вас просто не будет возникать мыслей о том, нужно или хотите ли вы делать то или иное действие.
Отмечайте выполнение каждого из пунктов. Для этого используются галочки или просто зачёркивайте завершённые задачи.
Наиболее важные задачи, выполнение которых ограничено во времени, выделяйте цветом. Благодаря этому вы всегда будете держать в уме критические важные составляющие проекта.
Постарайтесь уместить весь чек-лист на пространстве одного листа бумаги или экране монитора. Удобнее, когда не приходится листать страницы, чтобы охватить все задачи. Многостраничность зачастую приводит к тому, что какие-то пункты могут выпасть из-за невнимательности.
Не перестарайтесь при выделении ключевых пунктов чек-листа. Использование слишком большого количества цветов приведёт к рассеиванию внимания. В идеале следует ограничиваться одним или двумя цветами.
Специализированные чек-листы, содержащие в себе конкретные указания к действию, должны составляться опытными профессионалами. Иначе от них вреда может быть больше, чем пользы.
Допускаются и более сложные концепции чек-листов. Например, список может быть оформлен в виде таблицы, в одной половине которой прописываются задачи, а в другой – дедлайны для каждой из них, какие-то пояснения и заметки. Разумеется, такая архитектура неизбежно усложняет конструкцию, но, одновременно с этим, она помогает эффективнее решать проблемы и добиваться цели.

Независимо от формы и содержания чек-листа, следует обращать самое пристальное внимание на его основную функцию – помощь в решении поставленной задачи. Если он позволяет эффективно справляться с проблемами и достигать поставленных целей, значит вы хорошо проработали и систематизировали составляющие его пункты.

Когда нужны чек-листы?

Чаще всего чек-листы находят применение при организации внутренних бизнес-процессов. Эффективная постановка задач для всех штатных сотрудников является ключевым приоритетом для любого коммерческого проекта.

Чек-листы позволяют быстро вводить в курс дела новых работников и выступают в роли напоминаний для опытных исполнителей. Независимо от того, как долго человек занимает свою должность, наглядные инструкции всегда помогут и поддержат его во время работы над сложным проектом.

Чек-листы – это не план работ, включающий в себя все задачи, которые необходимо выполнить. Они включают в себя простые рекомендации, позволяющие проверить соответствие итогового результата запланированному. Их часто применяют для проверки работоспособности сложной техники или критически важных систем.

С маркетинговой точки зрения, чек-листы можно использовать как самостоятельный инфопродукт. Их разрабатывают опытные профессионалы с целью дальнейшего распространения среди начинающих специалистов.

Чек-листы находят применение и в составе воронки продаж. Такие списки выступают в роли лид-магнита, благодаря которому целевая аудитория оказывается вовлечённой в процесс взаимодействия с продукцией бренда. Через чек-листы можно собрать актуальную контактную информацию клиентов или вовсе представить их в качестве дополнительного бонуса при покупке товаров.

Как сделать чек-лист?

Разработка чек-листа требует пристального внимания и обширного опыта. Обратите внимание на следующие стандартные рекомендации:

Перед тем, как начинать составлять чек-лист, определитесь с тем, для кого вы его создаёте и с какой целью. Его содержание будет различным, в зависимости от компетенции целевой аудитории и тех задач, которые он поможет закрыть.
Привлекайте к разработке чек-листов профильных сотрудников, погружённых во все рабочие процессы.
Стремитесь к простоте. Разбивайте все сложные задачи на отдельные действия и составляйте для них чек-листы. Таким образом вы не только сделаете их более удобными для восприятия, но и упростите процесс навигации в библиотеке чек-листов.
Каждый пункт должен соответствовать отдельной задаче или её характеристике. Чем короче и лаконичнее они звучат, тем больший эффект возымеет чек-лист.
Всегда оставляйте место для внесения уточнений и корректив. Никогда нельзя знать заранее, как могут измениться бизнес-процессы в будущем.

Перед тем, как вводить разработанный чек-лист в эксплуатацию, его следует протестировать. Проследите за тем, как он работает на практике и приводит ли к тому эффекту, который вы от него ожидаете.

Примеры чек-листов:

Гайд и чек-лист: в чём разница?

Гайд простыми словами можно описать как подробное пособие или руководство, включающее в себя перечень шагов, необходимых к выполнению, для достижения конкретной задачи. Ключевым различием между гайдом и чек-листом является важность последовательности выполнения содержащихся в них пунктов.

Для гайда очень важно, чтобы действия следовали друг за другом, а не в произвольном порядке. Его можно наглядно представить в виде рецепта сложного блюда. Вы не добьётесь желаемого результата, если будете сначала обжаривать овощи, а только после этого их мыть и чистить. Необходимо сначала подготовить все ингредиенты, и уже затем переходить к процессу их приготовления.

Но если говорить о чек-листе, то его содержание обычно не требует строго пошагового исполнения. Вы можете закрывать его пункты в произвольном порядке и всё равно добиться поставленной цели.

Нет какого-то универсального инструмента для повышения собственной мотивации и работоспособности. На практике можно использовать и гайды, и чек-листы. Нужно лишь правильно сформировать и оформить их содержимое.